Preguntas frecuentes#
Empezar#
¿Cómo ingreso a Inventy?
Con tu correo y contraseña en la pantalla Inicia sesión. Ver ¿Cómo ingreso?.
¿Cómo recupero mi contraseña?
En Inicia sesión, haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña? y sigue el enlace que llega a tu correo. Ver guía.
¿Por dónde empiezo a configurar mi empresa?
Sigue la lista de Recomendaciones para comenzar.
¿Dónde está «Ajustes» en Ventas? (o cualquier ruta del manual)
Las rutas como Ventas › Ajustes › Tipos de clientes se leen: ícono Ventas de la barra izquierda → título de sección AJUSTES en su menú → opción Tipos de clientes. En Ventas, Ajustes tiene Vendedores, Tipos de clientes, Medios de Pago y Listas de precios. Atajo: Ctrl + K y escribe el nombre. Ver Conociendo la pantalla principal.
¿Puedo usar Inventy desde el celular?
Sí. Inventy funciona en el navegador del celular o la tableta. Los vendedores y repartidores de Distribución usan además la app móvil. [PENDIENTE DE VALIDACIÓN FUNCIONAL: pantallas optimizadas para celular.]
Vender#
¿Cómo hago una factura?
Para ventas rápidas, usa el POS. Para ventas de oficina o a crédito, usa Ventas › Facturas.
Al validar una venta a crédito me pide configurar una cuenta contable
Al cliente le falta el Tipo de cliente, o su tipo no tiene Cuenta por cobrar. Arréglalo en el cliente (Editar › Datos del rol de cliente › Tipo de cliente) o en Ventas › Ajustes › Tipos de clientes (elige la Cuenta por cobrar). Luego abre la factura con Editar y valídala desde ahí para que tome la cuenta. Ver la solución paso a paso.
¿Puedo editar una factura después de validarla?
No. Una factura validada no se edita: se corrige con una devolución. Por eso, antes de validar, Inventy te pide confirmar.
¿Puedo tener varias ventas abiertas al tiempo en el POS?
Sí. Usa Nuevo pedido para abrir otra venta en una pestaña aparte.
¿Cómo le doy descuento a un producto en el POS?
Usa Editar descuento en la línea del carrito. Si no aparece, el administrador debe activar Descuento manual por producto en el POS en Configuración › Módulos › Ventas.
¿Cómo le doy un precio especial a un cliente?
Con una lista de precios: actívala en Configuración › Módulos › Ventas, créala, ponle precio a los productos (pestaña Precios del producto) y asígnala en la ficha del cliente. Ver ¿Cómo manejo las listas de precios?.
¿Qué precio cobra Inventy si el cliente tiene lista de precios?
El de la lista del cliente para ese producto y tu sede; si no tiene, en el POS el de la lista de la caja; si tampoco, el precio base. Si el cajero eligió una lista en la venta, manda esa. El descuento del tipo de cliente se aplica encima.
Caja#
¿Cómo cierro la caja?
Desde el POS con Cerrar caja: escribe el Efectivo contado, decide el destino del dinero y confirma. Ver ¿Cómo cierro la caja?.
¿Un cajero puede usar la caja principal?
Sí. Las cajas no se asignan a personas: cualquier usuario puede abrir cualquier caja de su sede, si está libre (nadie más la tiene abierta) y él no tiene otra caja abierta. Para vender necesita el permiso Acceder al POS. Solo vende en la caja que él mismo abrió, y solo quien la abrió puede cerrarla. El permiso Usar caja de otro usuario solo sirve para registrar ingresos y egresos en efectivo (Tesorería) sobre la caja abierta de otra persona de la misma sede; no sirve para vender en el POS. Ver ¿Cómo abro la caja?.
Cerré la caja con un valor equivocado, ¿qué hago?
Un supervisor puede usar Corregir arqueo o Reabrir cierre en Tesorería › Caja › Sesiones.
Inventario#
¿Cómo puedo saber cuánto inventario tengo?
En Inventario › Stock. Ver ¿Cuánto inventario tengo?.
¿Cómo cargo el inventario inicial?
Con un ajuste de inventario de entrada. Si son muchos productos, usa Importar ajuste.
¿Cómo paso mercancía de una sede a otra?
Con un traslado: se solicita, lo aprueba la sede de origen y lo recibe la sede de destino. Ver ¿Cómo hago un traslado entre sedes?.
¿Puedo vender si no tengo existencias?
Solo si el administrador activó Permitir stock negativo en Configuración › Módulos › Inventario. Con esa opción activa, el POS también deja agregar productos, presentaciones y variantes sin existencias.
Utilidad y reportes#
¿Por qué la utilidad me sale en cero?
En Inicio, Utilidad del mes = ventas sin impuestos − costo de ventas − gastos, contando solo documentos Validados o Pagados con fecha de emisión en el mes. Sale en cero cuando:
- No hay facturas de venta validadas o pagadas en el mes (solo borradores o anuladas), por ejemplo al inicio del mes.
- Las facturas tienen fecha de emisión de otro mes.
- Las ventas, el costo y los gastos se compensan exactamente (raro).
En Ventas › Reportes › Rentabilidad por ítem, la utilidad de un producto es 0 cuando se devolvió completo en el período o cuando se vendió al mismo valor de su costo.
Ojo: si los productos no tienen costo (costo inicial en 0 o No maneja inventario), la utilidad no sale en cero: sale igual a la venta, es decir, inflada. Revisa el costo de tus productos.
Facturación electrónica#
¿Cómo sé si la DIAN aceptó mi factura?
En Fiscal › Documentos. Si dice Aceptado o Aceptado con observaciones, es válida. Ver estados.
Mi factura fue rechazada, ¿la hago de nuevo?
No. Revisa Ver error, corrige la causa y usa Reenviar documento electrónico. Ver guía.
¿Cómo genero un documento soporte?
Se genera desde la factura de compra de un proveedor marcado como No obligado a facturar. Ver ¿Cómo emito un documento soporte electrónico?.
¿Cómo le reenvío la factura al cliente?
En Fiscal › Documentos, usa Enviar email.
Usuarios#
¿Cómo creo un usuario?
En Configuración › Usuarios, con Invitar usuario o Nuevo usuario. Ver guía.
¿Por qué no veo un menú que mi compañero sí ve?
Depende del plan, de los módulos activos y de los permisos de tu rol. Ver solución.
Conceptos#
¿Qué es el catálogo de impuestos?
Un paquete de impuestos que se asigna a cada producto: qué se cobra al venderlo y qué se paga al comprarlo. Ver guía.
¿Cómo se aplican las retenciones?
Se configuran en la ficha del cliente o proveedor (Retefuente, Reteiva, Reteica) y Inventy las calcula solo en cada factura. Ver guía.
¿Qué es una compensación de cuentas?
Cruzar lo que un tercero te debe como cliente contra lo que le debes como proveedor, sin mover dinero. Se hace en Tesorería › Compensación de cuentas. Ver ¿Cómo hago una compensación de cuentas?.
¿Cómo hago que un proveedor también sea cliente (o al revés)?
En Configuración › Contactos abre el tercero y usa la pestaña Rol Cliente › Asignar como Cliente (o Rol Proveedor). Para venderle a crédito, ponle además el Tipo de cliente en Ventas › Clientes › Editar. Ver ¿Para qué sirve el rol de cliente y cuál elijo?.
¿Qué es un centro de costo?
Una etiqueta para separar en qué área del negocio entra o sale cada peso (ej. Mostrador, Domicilios). Cada sede trae uno llamado Principal; si no necesitas separar áreas, no tienes que tocar nada. Ver ¿Qué es un centro de costo y cómo lo uso?.
¿Qué es un anticipo?
Dinero pagado antes de la factura. Queda como saldo a favor y luego se aplica. Ver guía.
No entiendo un término
Búscalo en el Glosario.
Soporte#
¿Qué información envío a soporte?
Nombre de la empresa, tu correo, pantalla, número del documento, fecha y hora, y una captura del error. Nunca tu contraseña. Ver Contactar a soporte.
Última revisión: 2026-09-29