¿Cómo funciona la contabilidad en Inventy?#
También se busca como: contabilidad automática, asientos automáticos, cómo contabiliza, de dónde salen las cuentas, integración contable, PUC, causación, contador.
En una frase: la contabilidad de Inventy es automática. Cada documento que se valida (venta, compra, pago, traslado…) crea su asiento contable en ese momento. Nadie tiene que registrar asientos a mano en el día a día.
flowchart TD
A["Plan de cuentas (PUC)<br/>cuentas auxiliares"] --> B["Cuentas configuradas en<br/>catálogos, cajas, bancos,<br/>medios de pago, tipos de cliente"]
B --> C["Documento validado<br/>(venta, compra, ingreso, egreso…)"]
C --> D["Asiento automático<br/>débitos = créditos"]
D --> E["Informes: diario, balance de prueba,<br/>libro auxiliar, estado de resultados,<br/>balance general, impuestos"]1. El plan de cuentas#
- Inventy usa el PUC colombiano en 5 niveles: Clase › Grupo › Cuenta › Subcuenta › Auxiliar.
- El Catálogo PUC trae el plan oficial completo. Cada empresa activa las cuentas que va a usar.
- Los movimientos se registran siempre en cuentas auxiliares (subcuenta + 3 dígitos, ej.
110505001). Los demás niveles solo suman. - Cargar auxiliares por defecto crea de una vez las auxiliares básicas y las deja asignadas. Ver cuentas auxiliares.
2. De dónde saca Inventy las cuentas#
Ninguna cuenta está fija: cada asiento usa las cuentas que la empresa configuró en estos lugares.
| Qué se registra | Dónde se configura la cuenta |
|---|---|
| Ingresos por ventas, IVA y retenciones por línea | Catálogo de impuestos del producto (cada impuesto tiene su cuenta) |
| Costo de ventas e inventario | Catálogo de impuestos: Cuenta Costo de Inventario y Cuenta Valor de Inventario |
| Efectivo | La caja (campo Cuenta contable) |
| Tarjeta y transferencia | El medio de pago (una cuenta bancaria por sede) |
| Cuentas por cobrar (ventas a crédito) | El tipo de cliente |
| Cuentas por pagar (compras) | Se elige en cada factura de compra, de la lista de Contabilidad › Configuración |
| Retefuente, ReteIVA y ReteICA del tercero | Ficha del cliente o proveedor (sección Retenciones) |
| Anticipos, ajuste al peso | Contabilidad › Configuración |
| Domicilios, propinas, GMF (4x1000) | Configuración › Módulos (Restaurante, Bancos) |
Cuenta propia por producto
Un producto puede tener su propia cuenta de ingreso o de compra. Si la tiene, manda sobre la del catálogo de impuestos.
3. Cómo nace un asiento: ejemplo de una venta#
Al validar una factura de venta (o cobrar en el POS), Inventy arma el asiento.
Ejemplo: venta de contado en efectivo por $119.000 ($100.000 + IVA 19 %), con un costo de mercancía de $60.000. Las cuentas son de ejemplo: salen de tu configuración.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Caja (cuenta de la caja) | 119.000 | |
| Ingresos por ventas (catálogo del producto) | 100.000 | |
| IVA por pagar (catálogo del producto) | 19.000 | |
| Costo de ventas (catálogo del producto) | 60.000 | |
| Inventario (catálogo del producto) | 60.000 | |
| Totales | 179.000 | 179.000 |
Variaciones:
- Venta a crédito: el débito va a Cuentas por cobrar (la cuenta del tipo de cliente).
- Pago mixto: una línea de débito por cada medio de pago.
- Retención por línea: una línea de débito adicional.
- Un peso de diferencia por redondeo: va a la cuenta de Ajuste al peso.
Cada línea guarda además el tercero (nombre y documento), el centro de costo y la base del impuesto. Por eso existen el libro auxiliar por tercero y el reporte de impuestos.
4. Reglas importantes#
| Regla | Qué significa para el usuario |
|---|---|
| Si el asiento no cuadra, el documento no se valida | Aparece “El asiento contable no está balanceado”. Casi siempre falta una cuenta en la configuración. |
| Ver asientos | Antes de validar, muestra el asiento y avisa qué cuenta falta (facturas, compras, ingresos, egresos…). |
| Un documento = un asiento | Nunca se duplica. |
| Sin el módulo Contabilidad | Los documentos funcionan igual, pero no se generan asientos. |
| Numeración | Año + consecutivo, por ejemplo 2026-00042. |
| Anulaciones | Al anular una compra se elimina su asiento. Ingresos, egresos, traslados, consignaciones, anticipos y liquidaciones crean un asiento de anulación. |
5. Documentos que generan asientos#
Venta y devolución de venta · compra y devolución de compra · ingresos (recaudos) · egresos (pagos) · anticipos de clientes y proveedores · traslados de dinero · consignaciones · compensación de cuentas · GMF (4x1000) · domicilios (pago y liquidación) · propinas · nómina (pago, provisión, liquidación).
Además: asientos manuales, saldos iniciales e importación de asientos desde Excel en Contabilidad › Asientos Contables.
6. Los informes#
Todos se calculan a partir de las líneas de los asientos:
| Informe | Para qué sirve |
|---|---|
| Reporte de Asientos | El libro diario: todos los asientos de un período. |
| Balance de Prueba | Saldos de todas las cuentas; débitos y créditos deben cuadrar. |
| Libro Auxiliar | Movimientos de una cuenta, con su tercero. |
| Estado de Resultados | Utilidad o pérdida del período (ver abajo). |
| Balance General | Activos, pasivos y patrimonio. |
| Reporte de Impuestos | Impuestos y retenciones con su base. |
El Estado de Resultados agrupa por el inicio del código de cuenta: 41 ingresos operacionales · 42 ingresos no operacionales · 51 gastos de administración · 52 gastos de ventas · 53 gastos no operacionales · 54 impuesto de renta · 6 y 7 costo de ventas.
¿Por qué la utilidad del Inicio no coincide con el Estado de Resultados?
El Inicio calcula la utilidad directo desde las facturas (ventas − costo − gastos de servicios). El Estado de Resultados la calcula desde los asientos contables, que incluyen todo lo contabilizado (nómina, GMF, ajustes, asientos manuales…). Ver ¿Por qué la utilidad me sale en cero?.
Si algo falla#
| Problema | Solución |
|---|---|
| El asiento contable no está balanceado | Usa Ver asientos para ver qué línea no tiene cuenta y configúrala (catálogo, caja, medio de pago, tipo de cliente). |
| Un documento no generó asiento | Revisa que el módulo Contabilidad esté activo y que el producto tenga catálogo de impuestos con cuentas. |
| El Estado de Resultados muestra Otros (sin clasificar) | Hay movimientos en cuentas fuera de 41, 42, 51–54, 6 y 7. Revisa con tu contador. |
Relacionados#
- ¿Cómo se implementan las cuentas auxiliares?
- ¿Qué es y cómo creo un catálogo de impuestos?
- ¿Cómo se aplican las retenciones?
Última revisión: 2026-10-01